はじめに
社内や組織内のメンバーやチーム体制に変化があったとき、社員のオンボーディング（チームへの迎え入れを支援する業務フロー）に関して、部署・チームの上司やマネージャーといったリーダーへの期待値が高まっています。
しかし、社内では業務上のオペレーションに関するフローは決まっていても、お互いが心地よく感じるためのステップについてのノウハウがあることは少なく、あくまでリーダーの個人的な対応が求められることが多いのではないでしょうか。
この記事では、オンボーディングの効率とお互いの満足度を高めるための適切なステップと、ビートラストを活用したときの価値についてご紹介します。
リーダーが抱える負担と課題感
4 月や 10 月など、多くの会社・組織で新入社員や社内の異動が多くなるシーズンは、リーダーのご負担が大きくなります。リーダーの方々は、日常業務に加えて、新しいメンバーとのチームの目標・ミッションの共有や、メンタリングやコーチング（あるいは、担当者の割り振り）、個別のメンバーとの期待値のすり合わせを求められるため、時間も労力も必要になってきます。
新メンバーの心理的な負担
一方で、新しく部署やチームに加わった社員には、新しい環境に順応して、すぐにキャッチアップすることが求められています。個人の責任範囲や期待値について理解を深める以前に、チームメンバーとのコミュニケーションに不安を感じたり、チームの文化や暗黙知を吸収して適応するまでに時間がかかるケースが多いのではないでしょうか。
心理的なハードル、暗黙知に考慮した 3 ステップ
人は、なにかの意思決定をしたり、モチベーションを維持するとき、論理的な判断要素だけでなく、その時の心理的・感情的な状態に大きく影響を受けます。
リーダーやメンバーが本音で感じている課題は、リーダーと新メンバーの業務的な期待値のすり合わせの方法論自体にあるのではなく、それ以前の心理的なハードルや、どうしても認識を合わせづらい文化理解・暗黙知といった要素の共有不足に存在しているとビートラストは考えています。
1. 心理的に安全な関係性の構築
お互いの共通点を知ることで、仲間の間でお互いの人となりや強みを認め合うことで、一つのチームで一緒に働きやすい文化が作られていきます。
ある研究（英語記事）では、人は自分が興味がある分野や欲しいものについて他人から認められたり与えられたりすることで、快適さや幸福感を感じることが分かっています。 心理的に安全な関係性を一番最初に構築することで、お互いに質問をしたり、ときに反対意見を伝える必要があるときに感じる心理的な障壁を下げることができます。
2. 文化の理解と暗黙知の共有
チームや環境における文化を理解したり、暗黙のルールについて理解するには、いわゆる「空気を読む」ことで適応していくのではなく、そのとき気軽に質問・相談できる環境を作ることが最も効率的です。 前のステップで、心理的な障壁が下がれば、あとはチームや関係者の間で「詳しい人に質問や相談ができる場所」を設けることで、これまで雰囲気や「なんとなく」という感覚で共有していた知識や文化を、新しいメンバーが自発的かつ明示的に受け取ることができるようになります。
3. お互いへの期待値のすり合わせ
ここまでのステップを通じて、お互いの人となりと共通点、チームの文化や暗黙知を共有したうえで、リーダーと新しいメンバーは、お互いに対する業務上の期待値の理由や背景事情を論理的にも、感情的にも理解することができるようになります。
ビートラストのおすすめ活用方法
ビートラストには、特にこの1. 心理的に安全な関係性の構築 と 2. 文化の理解と暗黙知の共有のステップを実現できるための機能が揃っています。
ビートラストを活用したオンボーディング 3 ステップの概要資料
概要 PDF をダウンロードタグで共通点をみつける
ビートラストが可視化している社員のプロフィール情報のなかで、タグ はお互いの共通点をひと目で理解することができる最適な情報です。
特に、ビートラストは、チームや組織のなかで共通点があるメンバー同士を見つける機能に特化しています。同じタグをもったメンバーがビートラストにいたときには、そこからワンクリックでその方のプロフィールを閲覧することができます。
職業上のスキルや経験でも、あるいはプライベートの事柄でも、共通点を一つでも見つけることで話題やお互いの人となりの理解を深めることができ、心理的に安全な関係性を築くヒントになります。
また、ビートラストでは、会話の結果、相手に「こんなタグをつけたらどう？」という、相手におすすめのピアタグを送ることもできて、自己紹介だけでなく、他己紹介によるチームへの受け入れもサポートしています。
ピアタグで他己紹介する
ビートラストのタグは、自分だけでなく、他のメンバーに対しても送ることができます。 1 対 1 のミーティングのあとや、お互いの共通点、あるいはチームの方とのミーティングのあとなどに、新しいメンバーの方にタグを送ってあげることで、文化の共有や心理的な障壁を取り除くことができます。
「その過去のプロジェクトの話、とても面白いからほかの社員にも話してみたら？プロフィールに「素材研究にすごく詳しい」っていうピアタグ送っておくね！」
というように、リーダーと新しいメンバーとの会話から、自分でもどうしても書きづらい強みなどを他己紹介という形で送り合って、今後チーム内での交流のきっかけをつくったり、業務上の期待値のすり合わせに役立つ情報を社内で共有することができます。
Ask で質問・相談できる環境をつくる
ビートラストは、自分の質問や相談のスレッドにキーワードをつけることで、その特定のキーワードに詳しい社員に対して呼びかけることができる **Ask（アスク）**という機能が搭載されています。
「広範囲に失礼します。」というように、社内の不特定多数に呼びかけるのではなく、「営業」や「デザイン」、「マーケティング」、「人事」といったプロフィール情報を持った社員を指定して呼びかけることができます。
部署内やチームで、自分の担当業務分野に近いプロフィール情報やタグを登録して、チームやトピックごとに投稿をするようなルールを共有しておけば、新しいメンバーが入ってきた時、リーダーの方がすべて手ほどきをしなくても、チームメンバー同士で助け合う体制をつくることができます。
おわりに
オンボーディングは、本記事であげた 3 つのステップを踏むことで、効率とお互いの満足度を高めることができます。ビートラストは、非常に重要な役割を担っているリーダーの方々が、効率よく、心理的な負荷を下げながら新しいメンバーを迎え入れられるように支援しています。